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title: "Definition von Workflow-Regeln"
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language: "de"
last_updated: "2026-04-11T08:31:16.917Z"
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# Definition von Workflow-Regeln

Workflow-Regeln steuern die Automatisierung Ihrer Prozesse. Sie legen fest, unter welchen Bedingungen ein Dokument eine bestimmte Aktion auslöst oder in den nächsten Prüfungsschritt verschoben wird.

**Navigation zu den Regeln**

Sie verwalten das Regelwerk zentral in den Einstellungen. Klicken Sie dazu oben rechts auf Ihren Benutzernamen, wählen Sie **Einstellungen** und navigieren Sie in der linken Leiste zum Punkt **Regeln**.

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**Die drei Bestandteile einer Regel**

Damit eine Regel funktioniert, muss sie immer aus drei Elementen bestehen. Diese Logik stellt sicher, dass das System genau weiß, wann es wie auf ein Dokument reagieren soll.

-   **Auslöser:** Bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung (z. B. Einmalig beim Import des Dokuments).
-   **Kondition:** Bestimmt die Voraussetzung (z. B. „Ist der Betrag größer als 500 Euro?“).
-   **Reaktion:** Bestimmt die Aktion (z. B. „Sende Genehmigungsanfrage an die Geschäftsführung“).

**Priorität von Regeln**

In der Praxis kann es vorkommen, dass mehrere Regeln auf ein Dokument zutreffen könnten. Hier entscheidet die Priorität über die Reihenfolge der Ausführung.

Jede Regel besitzt einen Zahlenwert für die Priorität. Je höher dieser Wert ist, desto früher wird die Regel vom System ausgeführt.

## Konfiguration und Erstellung von Workflow-Regeln

**Schritt 1: Konditionen vorbereiten (Die Voraussetzung)**

Die Kondition legt fest, unter welcher fachlichen Voraussetzung eine Regel greifen soll (z. B. Belege einer bestimmten Liegenschaft oder ab einer gewissen Betragsgrenze).

1.  Wechseln Sie innerhalb des Menüs **Regeln** in den Reiter **Konditionen**.
2.  Klicken Sie auf **Erstellen**.
3.  Geben Sie einen eindeutigen Namen und optional eine Beschreibung ein.
4.  Definieren Sie die gewünschten Parameter für die Kondition (z. B. "Gesamtbetrag > 500").
5.  Speichern Sie die Kondition ab.

**Schritt 2: Reaktionen definieren (Die Aktion)**

Die Reaktion bestimmt, was mit dem Dokument passieren soll, wenn die zuvor definierte Kondition erfüllt ist.

1.  Wechseln Sie innerhalb des Menüs **Regeln** in den Reiter **Reaktionen**.
2.  Klicken Sie auf **Erstellen**.
3.  Vergeben Sie auch hier einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung.
4.  Legen Sie die Aktion fest (z. B. "Verschiebe in Workflow-Schritt: Prüfung Geschäftsführung").
5.  Speichern Sie die Reaktion ab.

Nutzen Sie klare Namen für Konditionen und Reaktionen, damit Sie diese bei der Erstellung komplexer Regeln schnell und fehlerfrei zuordnen können.

**Schritt 3: Die Regel zusammenfügen**

Im letzten Schritt verknüpfen Sie die vorbereiteten Bausteine zu einem fertigen Automatismus.

1.  Klicken Sie auf den Reiter **Regeln** und wählen Sie **Erstellen**.
2.  **Auslöser:** Wählen Sie den Zeitpunkt aus, zu dem die Regel geprüft werden soll (z. B. "Einmalig").
3.  **Kondition & Reaktion:** Wählen Sie Ihre zuvor erstellten Bausteine aus den Dropdown-Menüs aus.
4.  **Priorität:** Legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Regel geprüft wird.

Der Standardwert für die Priorität ist immer 500. Wenn Sie möchten, dass eine Regel vor anderen Standardregeln geprüft wird, erhöhen Sie diesen Wert (z. B. auf 501).

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## **Verwaltung von Regeln**

In der Regelübersicht steuern Sie die Aktivität und Details Ihrer Automatisierungen. Sie können bestehende Regeln jederzeit an neue Anforderungen anpassen.

**Bearbeitung von Regeln**

Sie können jede Regel, Kondition oder Reaktion nachträglich öffnen und bearbeiten. Änderungen an Betragsgrenzen, Prioritäten oder zugewiesenen Benutzern sind jederzeit möglich.

Für Änderungen innerhalb einer Regel, Kondition oder Reaktion gibt es keinen historischen Verlauf. Sobald Sie eine Änderung speichern, wird der alte Stand überschrieben. Die vorherigen Einstellungen können auf keiner Ebene mehr nachvollzogen oder wiederhergestellt werden. Gehen Sie bei Anpassungen daher vorsichtig vor.

**Status anpassen**

Wird eine Regel nicht mehr benötigt, steuern Sie dies über den Status:

-   **Deaktiviert:** Die Regel ist pausiert. Sie bleibt im System für die Dokumentation erhalten, führt aber keine Aktionen mehr aus.
-   **Aktiviert:** Die Regel wird bei passenden Auslösern angewendet.

Löschen Sie keine Regeln, die bereits im Einsatz waren. Beim Löschen können historische Daten in der Dokumentenhistorie verloren gehen oder unverständlich werden. Deaktivieren Sie die Regel stattdessen, um die lückenlose Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.