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title: "Grundlagen: Workflows und Freigaben"
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last_updated: "2026-04-11T07:55:29.590Z"
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# Grundlagen: Workflows und Freigaben

Ein Workflow bildet Ihren digitalen Prüfungsprozess ab. Er steuert automatisch, welche Schritte ein Dokument durchläuft, wer wann ein Dokument sieht und wer genehmigen darf.

**Was ist ein Workflow?**

Ein Workflow ist der digitale Weg eines Dokuments durch Ihr Unternehmen. Er legt fest, welche Personen oder Abteilungen ein Dokument nacheinander prüfen müssen. Dies stellt sicher, dass keine Rechnung ohne die notwendige Freigabe für den Datenaustausch freigegeben wird.

**Aufbau und Funktionsweise**

Das System leitet Dokumente anhand fest definierter Workflows durch die einzelnen Prüfungsschritte. Die Struktur setzt sich aus drei Kernkomponenten zusammen:

-   **Workflow:** Der festgelegte Pfad, den eine Rechnung durchläuft.
-   **Regelwerk:** Die Automatisierung im Hintergrund, die Dokumente anhand von Kriterien steuert.
-   **Zuständigkeiten:** Die Personen oder Rollen, die für die jeweilige Freigabe auf den verschiedenen Ebenen zuständig sind.

Diese Elemente arbeiten zusammen, um eine lückenlose Dokumentation und eine effiziente Prüfung zu gewährleisten.

**Wichtige Hinweise zur Verwaltung**

Die Ersteinrichtung Ihrer Workflows erfolgt standardmäßig durch den Kundensupport. Falls Sie die Definition und Umsetzung von Regeln selbst übernehmen möchten, nutzen Sie die Anleitungen in dieser Kategorie.

Bestehende Workflows können nicht eigenständig modifiziert werden, sobald diese aktiv im System hinterlegt sind. Für Anpassungen an bereits existierenden Abläufen wenden Sie sich bitte an unseren Support.