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title: "Rollen & Zugriffsrechte"
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last_updated: "2026-09-15T05:53:01.993Z"
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# Rollen & Zugriffsrechte

Rollen legen fest, welche Aktionen ein Benutzer in iDWELL Finance ausführen darf. Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die verfügbaren Zugriffsrechte und deren typischen Einsatzbereich.

### Grundprinzip

-   Jeder Benutzer benötigt mindestens eine Rolle.
-   Ohne Rolle ist keine aktive Arbeit im System möglich.
-   Rollen spiegeln reale Arbeitsprozesse wider, z. B. Buchhaltung, Sachbearbeitung oder Objektbetreuung.

### Verfügbare Zugriffsrechte

| Rolle | Beschreibung |
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| **Admin** | Voller Zugriff auf alle Bereiche inklusive Benutzerverwaltung, Workflows, Regeln und Integrationen. Kann das Portal vollständig konfigurieren. |
| **Accountant** | Voller Zugriff auf Dokumente, Zahlungen und Buchhaltungseinstellungen (Kontenrahmen, Kostenstellen, Steuersätze, Kreditorenkonten). Kein Zugriff auf Benutzerverwaltung, Workflows oder Regeln. |
| **Client** | Standardrolle mit vollem Zugriff auf Dashboard, Dokumente, Banking und Freigaben. Kein Zugriff auf den Buchhaltungs-Reiter am Dokument oder auf Buchhaltungseinstellungen. |
| **Documents Only** | Reduziertes Dashboard (nur Bereiche "Aufgaben erforderlich" und "Aktivitäten"). Voller Zugriff auf Dokumente inklusive Upload, kein Banking-Zugriff. Kann in den Einstellungen Tags verwalten. |
| **Default** | Wie Documents Only, jedoch **ohne** Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, und **ohne** Zugriff auf die Tag-Verwaltung in den Einstellungen. |
| **Collaboration Only** | Stark eingeschränkt auf den Bereich Zusammenarbeit: kommentieren, Nutzer erwähnen, Dokumente freigeben. Kein eigenständiger Zugriff auf die Dokumentenliste (nur über Freigabe-/Genehmigungsanfragen sichtbar), kein Banking, kein Upload. |

Jedes Zugriffsrecht kann zusätzlich weiter eingeschränkt werden, z. B. auf bestimmte Dokumente, Dokumentkategorien oder Workflow-Schritte (siehe Abschnitt "Detaillierte Zugriffseinschränkungen" weiter unten).

### Typische Benutzerrollen im Unternehmen

In der Praxis arbeiten meist mehrere Funktionsbereiche parallel im System:

-   **Buchhaltung** – Kontierung, Export und Zahlungsdateien
-   **Sekretariat** – erste Prüfung, Zuordnung und Weiterleitung
-   **Objektbetreuung** – sachliche Prüfung und Freigabe objektbezogener Rechnungen
-   **Geschäftsführung** – übergeordnete Genehmigungen und Überblick

Nutzen Ihre Workflows gruppenbasierte Freigaben? Wie Sie Benutzergruppen für Freigabeprozesse einrichten, erfahren Sie unter Workflows & Freigaben → Vertiefende Workflow-Konfiguration.

### Benutzer deaktivieren

Die Deaktivierung eines Benutzers erfolgt ausschließlich im Bereich **Zugriffsrechte**, nicht im Benutzer-Tab.

1.  Navigieren Sie in den Einstellungen zum Bereich **Zugriffsrechte**.
2.  Suchen Sie den betreffenden Benutzer in der Liste und öffnen Sie dessen Eintrag.
3.  Klicken Sie oben rechts auf **Zugriffsrechte entziehen**.

Ein deaktivierter Benutzer wird nicht gelöscht, sondern verliert lediglich den Zugriff auf das Portal. Die zugehörige E-Mail-Adresse bleibt damit im System reserviert und kann keinem neuen Benutzer zugewiesen werden.

### Detaillierte Zugriffseinschränkungen je Benutzer

Öffnen Sie einen Benutzer im Bereich Zugriffsrechte, stehen neben der Rolle weitere granulare Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

-   **Dokument Filter** – schränkt die Sichtbarkeit anhand von Grundinformationen ein, z. B. ob sich ein Dokument bereits in einem Workflow befindet oder ob eine Freigabeanfrage an den Benutzer vorliegt.
-   **Zugriffserlaubnis für Dokumentenkategorien** – legt fest, auf welche Dokumentenkategorien der Benutzer Zugriff hat (Standard: Zugriff auf alle Kategorien).
-   **Zugriffserlaubnis für Workflows von Dokumenten** – legt fest, auf welche Workflows der Benutzer Zugriff hat, inklusive einer weiteren Unterteilung auf einzelne Workflow-Schritte innerhalb eines Workflows.

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Diese Einstellungen sind besonders relevant, wenn ein Benutzer nur Zugriff auf bestimmte Dokumentarten oder Workflow-Schritte haben soll, statt auf alle Dokumente im Portal.