Automatische Archivierung inaktiver Dokumente

Mit der automatischen Archivierung verschiebt iDWELL Finance Dokumente, die über einen festgelegten Zeitraum nicht bearbeitet wurden, selbstständig ins Archiv. Dadurch bleibt die Dokumentenübersicht schlank und das Portal lädt schneller, ohne dass Sie Dokumente manuell archivieren müssen.

Automatische Archivierung aktivieren

Öffnen Sie die Einstellungen über Ihren Benutzernamen in der rechten oberen Ecke.
Wählen Sie in der linken Navigation Firma und anschließend den Reiter Erweitert.
Wählen Sie die Option Automatische Archivierung inaktiver Dokumente aktivieren aus.
Tragen Sie im Feld Inaktivitätszeitraum (Tage) ein, nach wie vielen Tagen ohne Aktivität ein Dokument archiviert werden soll. Voreingestellt sind 30 Tage, der Mindestwert ist 1 Tag.
Klicken Sie auf Speichern. Mit Zurücksetzen verwerfen Sie nicht gespeicherte Änderungen.

Die Einstellung kann von Benutzern mit der Rolle Admin vorgenommen werden. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Das Feld Inaktivitätszeitraum ist erst bearbeitbar, wenn die Option aktiviert ist.

Beim ersten Durchlauf nach der Aktivierung werden alle Dokumente archiviert, die den eingestellten Zeitraum bereits überschritten haben. Je nach Portal können das viele Dokumente auf einmal sein.

Wann gilt ein Dokument als inaktiv?

Maßgeblich ist die letzte Aktivität am Dokument. Jede Aktion aus der linken Spalte setzt den Zeitraum neu in Gang.

Zählt als Aktivität

Upload und Import
Bearbeiten von Feldern, auch das Löschen eines Werts
Ändern von Kategorie oder Tags
Ersetzen der Datei
Workflow-Änderungen und Genehmigungen
Kommentare
Exporte
Reaktionen aus Regeln
Archivierung aufheben
Sammelaktionen für mehrere Dokumente

Zählt nicht als Aktivität

Ansehen des Dokuments
Herunterladen und Drucken
Synchronisation mit dem ERP-System und den Stammdaten
Aktualisierung des Zahlstatus
Erinnerungs- und Eskalations-E-Mails
Erneutes Auslesen der Dokumentdaten

Welche Dokumente werden nicht automatisch archiviert?

Damit keine offenen Aufgaben verloren gehen, werden folgende Dokumente nie automatisch archiviert:

Dokumente mit einer offenen Freigabeanfrage
Dokumente in einem nicht abgeschlossenen Workflow-Schritt, also in jedem Schritt außer dem letzten

Dokumente im letzten Workflow-Schritt und Dokumente ohne Workflow werden archiviert, sobald der eingestellte Zeitraum abgelaufen ist.

Wird ein Dokument im Workflow abgeschlossen oder korrigiert, zählt das als Aktivität. Der Zeitraum beginnt danach von vorne.

Wann wird archiviert?

Die Prüfung läuft einmal täglich in der Nacht. Automatische Archivierungen erkennen Sie im Verlauf am Benutzer Automator.

Ändern Sie den Inaktivitätszeitraum nachträglich, gilt der neue Wert ab dem nächsten Durchlauf. Bereits archivierte Dokumente bleiben archiviert, auch wenn Sie den Zeitraum verlängern.

Archivierte Dokumente finden und Archivierung aufheben

Für automatisch archivierte Dokumente gilt:

Sie bleiben über die Suche auffindbar. Aktivieren Sie dafür in der Dokumentenübersicht im Filter Status die Option + Suche im Archiv. Ohne diese Option werden archivierte Dokumente in der Suche nicht angezeigt.
Über Archivierung aufheben holen Sie sie mit einem Klick zurück in die Dokumentenübersicht.
Archivierte Dokumente erkennen Sie am Archiv-Symbol neben dem Dokumentnamen.
Im Reiter Zusammenarbeit wird die Archivierung mit dem Eintrag Automator hat das Dokument archiviert samt Datum und Uhrzeit protokolliert. Der Eintrag ist auch im Filter Wichtige Aktivitäten sichtbar.