Externe Benutzer

Im Bereich "Externe Benutzer" sehen Sie, welche externen Personen aktuell Zugriff auf Dokumente in Ihrem Portal haben. Anders als interne Benutzer werden externe Benutzer nicht hier angelegt, sondern entstehen automatisch über die Teilen-Funktion an einzelnen Dokumenten.

Was zeigt mir dieser Bereich?

Im Bereich Einstellungen → Externe Benutzer finden Sie eine Übersicht aller bisher entstandenen externen Zugänge – sowohl einzeln eingeladene Personen als auch erstellte öffentliche Links, jeweils mit Name, E-Mail (sofern vorhanden) und Sprache.

Diese Übersicht dient ausschließlich der Kontrolle, wer aktuell extern Zugriff hat. Eine Verwaltung (z. B. Zugriff entziehen) ist über diesen Tab nicht möglich.

Wie entsteht ein externer Zugang?

Externe Zugänge werden direkt am Dokument erstellt, nicht in den Einstellungen:

  1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Teilen.
  3. Wählen Sie im Dialog "Dokument teilen", was die eingeladene Person darf (z. B. "Anschauen und kommentieren").
  4. Entscheiden Sie sich für eine der beiden Optionen:
    • Einzelperson einladen: Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein und fügen Sie optional eine Nachricht hinzu. Klicken Sie anschließend auf Einladen.
    • Öffentlichen Link erstellen: Aktivieren Sie Öffentlichen Link erstellen – hierfür ist keine E-Mail-Adresse erforderlich. Der erzeugte Link kann direkt kopiert und beliebig weitergegeben werden.

Die eingeladene Person kann das Dokument einsehen, Kommentare lesen und selbst kommentieren – unter anderem, indem sie per @Name in Kommentaren erwähnt wird.

Ein externer Benutzer ist damit keine eigene Rolle wie Admin, Client oder Accountant (siehe Artikel "Rollen & Zugriffsrechte"), sondern ein dokumentbezogener Freigabe-Zugang ohne allgemeine Portal-Rolle.

Externen Zugriff entziehen

Der Zugriff eines externen Benutzers kann nur direkt am betroffenen Dokument entzogen werden, nicht über den Einstellungen-Tab:

  1. Öffnen Sie das Dokument, zu dem die Person Zugriff hat.
  2. Klicken Sie auf Teilen.
  3. Suchen Sie den Eintrag der Person in der Liste der bereits eingeladenen Benutzer.
  4. Klicken Sie auf Zugriffsrechte entziehen.

Eine Person kann über mehrere Dokumente hinweg eingeladen worden sein. Der Zugriff muss jeweils pro Dokument entzogen werden, an dem die Person beteiligt ist.

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