Definition von Workflow-Regeln

Navigation zu den Regeln

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Die drei Bestandteile einer Regel

Damit eine Regel funktioniert, muss sie immer aus drei Elementen bestehen. Diese Logik stellt sicher, dass das System genau weiß, wann es wie auf ein Dokument reagieren soll.

• Auslöser: Bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung (z. B. Einmalig beim Import des Dokuments).
• Kondition: Bestimmt die Voraussetzung (z. B. „Ist der Betrag größer als 500 Euro?“).
• Reaktion: Bestimmt die Aktion (z. B. „Sende Genehmigungsanfrage an die Geschäftsführung“).

Priorität von Regeln

In der Praxis kann es vorkommen, dass mehrere Regeln auf ein Dokument zutreffen könnten. Hier entscheidet die Priorität über die Reihenfolge der Ausführung.

Konfiguration und Erstellung von Workflow-Regeln

Schritt 1: Konditionen vorbereiten (Die Voraussetzung)

Die Kondition legt fest, unter welcher fachlichen Voraussetzung eine Regel greifen soll (z. B. Belege einer bestimmten Liegenschaft oder ab einer gewissen Betragsgrenze).

1. Wechseln Sie innerhalb des Menüs Regeln in den Reiter Konditionen.
2. Klicken Sie auf Erstellen.
3. Geben Sie einen eindeutigen Namen und optional eine Beschreibung ein.
4. Definieren Sie die gewünschten Parameter für die Kondition (z. B. "Gesamtbetrag > 500").
5. Speichern Sie die Kondition ab.

Schritt 2: Reaktionen definieren (Die Aktion)

Die Reaktion bestimmt, was mit dem Dokument passieren soll, wenn die zuvor definierte Kondition erfüllt ist.

1. Wechseln Sie innerhalb des Menüs Regeln in den Reiter Reaktionen.
2. Klicken Sie auf Erstellen.
3. Vergeben Sie auch hier einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung.
4. Legen Sie die Aktion fest (z. B. "Verschiebe in Workflow-Schritt: Prüfung Geschäftsführung").
5. Speichern Sie die Reaktion ab.

Schritt 3: Die Regel zusammenfügen

Im letzten Schritt verknüpfen Sie die vorbereiteten Bausteine zu einem fertigen Automatismus.

1. Klicken Sie auf den Reiter Regeln und wählen Sie Erstellen.
2. Auslöser: Wählen Sie den Zeitpunkt aus, zu dem die Regel geprüft werden soll (z. B. "Einmalig").
3. Kondition & Reaktion: Wählen Sie Ihre zuvor erstellten Bausteine aus den Dropdown-Menüs aus.
4. Priorität: Legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Regel geprüft wird.

Verwaltung von Regeln

In der Regelübersicht steuern Sie die Aktivität und Details Ihrer Automatisierungen. Sie können bestehende Regeln jederzeit an neue Anforderungen anpassen.

Bearbeitung von Regeln

Sie können jede Regel, Kondition oder Reaktion nachträglich öffnen und bearbeiten. Änderungen an Betragsgrenzen, Prioritäten oder zugewiesenen Benutzern sind jederzeit möglich.

Status anpassen

Wird eine Regel nicht mehr benötigt, steuern Sie dies über den Status:

• Deaktiviert: Die Regel ist pausiert. Sie bleibt im System für die Dokumentation erhalten, führt aber keine Aktionen mehr aus.
• Aktiviert: Die Regel wird bei passenden Auslösern angewendet.