Filter- & Suchoptionen

Die gezielte Suche nach Belegen bildet die Grundlage für eine strukturierte Buchhaltungsvorbereitung. Mithilfe von variablen Filterkombinationen und einer leistungsstarken Volltextsuche lassen sich Dokumente innerhalb von Sekunden lokalisieren und bearbeiten.

Volltextsuche

Über das zentrale Suchfeld am oberen Rand der Dokumentenliste führen Sie eine globale Suche durch. Das System durchsucht dabei nicht nur die hinterlegten Metadaten, sondern nutzt die Ergebnisse der Texterkennung (OCR), um Inhalte direkt im Beleg zu finden.

Damit die Volltextsuche genaue Ergebnisse liefern kann, achten Sie darauf, dass der eingegebene Text der Suchleiste exakt dem Volltext des Dokuments entspricht (bspw. Rechnungsnummer).


Systematische Filterung

Für eine präzise Eingrenzung großer Dokumentenmengen stehen verschiedene Filterkategorien zur Verfügung. Diese können beliebig miteinander kombiniert werden.

Filter Einbeziehen oder Ausschließen

Filtersets können über das Klicken auf Einbeziehen oder Ausschließen umgedreht werden.


Voreingestellte Filter

Neben ihren individuellen setzbaren Filtern, stehen Ihnen ebenfalls Voreingestellte Filter zur Verfügung, die automatische Filtersets anwenden

  • Neue Dokumente: Alle Dokumente, die innerhalb der letzten 7 Tage hochgeladen wurden.
  • Rechnungen: Alle Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.
  • Zugewiesen an mich: Alle Rechnungen, die eine Freigabe von Ihnen erfordern.
  • Ich wurde @erwähnt: Alle Dokumente auf denen Sie namentlich in einem Kommentar erwähnt und verlinkt wurden.
  • Diesen Monat: Alle Dokumente des aktuellen Monats.
  • Letzten 3 Monate: Alle Dokumente der letzten 3 Monate.
  • Offene Posten: Alle Rechnungen ohne verlinkte Transaktionen/ Zahlungsstatus.
  • Verbindlichkeiten: Alle Eingangsrechnungen, welche noch nicht bezahlt wurden oder ohne verlinkte Transaktion / ohne Zahlungsstatus.
  • Forderungen: Alle Ausgangsrechnungen, welche noch nicht bezahlt wurden oder ohne verlinkte Transaktion / ohne Zahlungsstatus.
  • Buchhaltungsexport: Alle Eingangsrechnungen, welche vollständig erfasst (Lieferant, Kreditorennummer, Sachkonto) und freigegeben wurden und noch nicht an Ihr ERP-System exportiert wurde.
  • Vollständige Rechnungen: Alle Dokumente, bei welchen alle Rechnungsinformationen (Geschäftspartner, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Gesamtbetrag, Nettobetrag) extrahiert wurden.

Nutzen Sie den vordefinierten Filter „Zugewiesen an mich“, um sofort alle Belege zu sehen, bei denen Ihre Freigabe oder Bearbeitung im Workflow erforderlich ist.


Sortierung

Neben der Filterung hilft die Sortierfunktion, die Übersicht zu behalten. Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften sortieren Sie die Liste auf- oder absteigend nach Datum, Betrag oder Lieferant. Standardmäßig ist eine Sortierung nach Rechnungsdatum hinterlegt.


Kombinierte Filterlogik

Filter bleiben so lange aktiv, bis sie manuell zurückgesetzt werden. Dies ermöglicht es, innerhalb einer gefilterten Menge (z. B. alle Rechnungen eines Objekts) eine zusätzliche Volltextsuche durchzuführen.

Wenn Suchergebnisse fehlen oder die Liste leer erscheint, prüfen Sie in der Filterleiste, ob noch alte Filtereinstellungen aktiv sind. Ein Klick auf „Zurücksetzen“ entfernt alle gesetzten Filter.


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