Rollen & Zugriffsrechte

Rollen legen fest, welche Aktionen ein Benutzer in iDWELL Finance ausführen darf. Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die verfügbaren Zugriffsrechte und deren typischen Einsatzbereich.

Grundprinzip

Jeder Benutzer benötigt mindestens eine Rolle.
Ohne Rolle ist keine aktive Arbeit im System möglich.
Rollen spiegeln reale Arbeitsprozesse wider, z. B. Buchhaltung, Sachbearbeitung oder Objektbetreuung.

Verfügbare Zugriffsrechte

Rolle	Beschreibung
Admin	Voller Zugriff auf alle Bereiche inklusive Benutzerverwaltung, Workflows, Regeln und Integrationen. Kann das Portal vollständig konfigurieren.
Accountant	Voller Zugriff auf Dokumente, Zahlungen und Buchhaltungseinstellungen (Kontenrahmen, Kostenstellen, Steuersätze, Kreditorenkonten). Kein Zugriff auf Benutzerverwaltung, Workflows oder Regeln.
Client	Standardrolle mit vollem Zugriff auf Dashboard, Dokumente, Banking und Freigaben. Kein Zugriff auf den Buchhaltungs-Reiter am Dokument oder auf Buchhaltungseinstellungen.
Documents Only	Reduziertes Dashboard (nur Bereiche "Aufgaben erforderlich" und "Aktivitäten"). Voller Zugriff auf Dokumente inklusive Upload, kein Banking-Zugriff. Kann in den Einstellungen Tags verwalten.
Default	Wie Documents Only, jedoch ohne Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, und ohne Zugriff auf die Tag-Verwaltung in den Einstellungen.
Collaboration Only	Stark eingeschränkt auf den Bereich Zusammenarbeit: kommentieren, Nutzer erwähnen, Dokumente freigeben. Kein eigenständiger Zugriff auf die Dokumentenliste (nur über Freigabe-/Genehmigungsanfragen sichtbar), kein Banking, kein Upload.

Jedes Zugriffsrecht kann zusätzlich weiter eingeschränkt werden, z. B. auf bestimmte Dokumente, Dokumentkategorien oder Workflow-Schritte (siehe Abschnitt "Detaillierte Zugriffseinschränkungen" weiter unten).

Typische Benutzerrollen im Unternehmen

In der Praxis arbeiten meist mehrere Funktionsbereiche parallel im System:

Buchhaltung – Kontierung, Export und Zahlungsdateien
Sekretariat – erste Prüfung, Zuordnung und Weiterleitung
Objektbetreuung – sachliche Prüfung und Freigabe objektbezogener Rechnungen
Geschäftsführung – übergeordnete Genehmigungen und Überblick

Nutzen Ihre Workflows gruppenbasierte Freigaben? Wie Sie Benutzergruppen für Freigabeprozesse einrichten, erfahren Sie unter Workflows & Freigaben → Vertiefende Workflow-Konfiguration.

Benutzer deaktivieren

Die Deaktivierung eines Benutzers erfolgt ausschließlich im Bereich Zugriffsrechte, nicht im Benutzer-Tab.

Navigieren Sie in den Einstellungen zum Bereich Zugriffsrechte.
Suchen Sie den betreffenden Benutzer in der Liste und öffnen Sie dessen Eintrag.
Klicken Sie oben rechts auf Zugriffsrechte entziehen.

Ein deaktivierter Benutzer wird nicht gelöscht, sondern verliert lediglich den Zugriff auf das Portal. Die zugehörige E-Mail-Adresse bleibt damit im System reserviert und kann keinem neuen Benutzer zugewiesen werden.

Detaillierte Zugriffseinschränkungen je Benutzer

Öffnen Sie einen Benutzer im Bereich Zugriffsrechte, stehen neben der Rolle weitere granulare Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Dokument Filter – schränkt die Sichtbarkeit anhand von Grundinformationen ein, z. B. ob sich ein Dokument bereits in einem Workflow befindet oder ob eine Freigabeanfrage an den Benutzer vorliegt.
Zugriffserlaubnis für Dokumentenkategorien – legt fest, auf welche Dokumentenkategorien der Benutzer Zugriff hat (Standard: Zugriff auf alle Kategorien).
Zugriffserlaubnis für Workflows von Dokumenten – legt fest, auf welche Workflows der Benutzer Zugriff hat, inklusive einer weiteren Unterteilung auf einzelne Workflow-Schritte innerhalb eines Workflows.