Benutzergruppen

Benutzergruppen ermöglichen es, mehrere Benutzer:innen zu bündeln und Freigabeprozesse in Workflows effizienter zu gestalten. Erfahren Sie hier, wofür Gruppen genutzt werden und wie sie mit Workflows zusammenspielen.

Wofür werden Benutzergruppen genutzt?

Benutzergruppen dienen dazu:

Genehmigungen zu bündeln
Vertretungsregelungen abzubilden (z. B. bei Urlaub oder Abwesenheit)
Workflows effizienter zu gestalten

Typische Beispiele aus der Praxis folgen häufig einem Namensschema aus Funktion und Abteilung, z. B.:

Objektbetreuung
Buchhaltung

Nicht jeder Kunde nutzt Benutzergruppen – sie sind nur relevant, wenn der eingerichtete Workflow gruppenbasierte Freigaben vorsieht. Ob Sie Gruppen benötigen, hängt vom Design Ihrer Workflows ab.

Gruppen und Workflows

Eine Benutzergruppe legt fest, welche Freigaben ein Benutzer im Rahmen eines Workflow-Schritts erteilen darf. Statt einzelne Personen in jedem Workflow-Schritt zu hinterlegen, kann eine ganze Gruppe als Freigabe-Empfänger zugeordnet werden.

Eine Benutzergruppe hat keine eigenen Zugriffsrechte. Welche Aktionen ein Gruppenmitglied tatsächlich ausführen darf, richtet sich weiterhin nach dessen individueller Rolle im Bereich Zugriffsrechte. Die Gruppe dient ausschließlich als Bündelung von Personen für die Freigabe-Zuordnung in Workflows.

Nutzen Sie Benutzergruppen insbesondere dann, wenn mehrere Personen dieselbe Freigabekompetenz haben sollen oder sich gegenseitig vertreten. Ein Benutzer kann gleichzeitig Mitglied mehrerer Gruppen sein.

Benutzergruppe anlegen

Rufen Sie in den Einstellungen den Bereich Benutzergruppen auf.
Klicken Sie oben rechts auf Erstellen.
Vergeben Sie einen Namen für die Gruppe.

Mitglieder hinzufügen

Öffnen Sie die gewünschte Benutzergruppe aus der Liste.
Geben Sie im Feld Benutzer hinzufügen den Namen der gesuchten Person ein.
Wählen Sie die Person aus der Trefferliste aus (angezeigt als "Name (Firma)").
Die Person erscheint danach in der Mitgliederliste der Gruppe mit Name und E-Mail-Adresse.

Um ein Mitglied wieder zu entfernen, klicken Sie in der Mitgliederliste auf das Papierkorb-Symbol in der jeweiligen Zeile.

Benutzergruppe bearbeiten oder löschen

Bearbeiten: Über "Speichern" kann ausschließlich der Name der Gruppe geändert werden. Weitere Eigenschaften einer Gruppe gibt es nicht.
Löschen: Eine Gruppe lässt sich nur löschen, wenn sie keine Mitglieder mehr enthält und von keiner aktiven Regel bzw. keinem aktiven Workflow-Schritt referenziert wird.