Einrichtung und Verwaltung von Vertretungsregelungen

Die Vertretungsregelung in iDWELL Finance stellt sicher, dass Freigabeprozesse auch bei Abwesenheit weiterlaufen. In dieser Zeit werden Freigabeanfragen automatisch an eine gewählte Stellperson übertragen.

Funktionsweise der Vertretung

Die Vertretung funktioniert nur mit personalisierten Freigabeanfragen. Sobald Sie eine Vertretung aktivieren, werden neue und offene Anfragen an die Stellperson weitergeleitet.

Beachten Sie dabei folgende Punkte:

  • Es kann immer nur eine Person gleichzeitig als Stellvertreter eingetragen werden.
  • Eine Kette von Vertretungen (Stellvertreter vertritt Stellvertreter) ist nicht möglich.
  • Die Einrichtung gilt für den gesamten Benutzer, nicht nur für einzelne Mandanten.

Die Vertretungsregelung ist eine optionale Funktion. Sie ist nur verfügbar, wenn sie für Ihr Unternehmen aktiviert wurde. Falls die Option in Ihren Einstellungen nicht sichtbar ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder den Support.

Einrichtung durch den Benutzer

Sie können Ihre Vertretung direkt in Ihren eigenen Benutzereinstellungen verwalten.

  1. Öffnen Sie die Einstellungen und gehen auf Ihre Benutzereinstellungen.
  2. Das Feld für Ihre Vertretung ist zu finden als "Genehmigungsanfrage-Delegation (Abwesenheitsmodus)".
  3. Wählen Sie einen Kollegen aus der Liste aus.
  4. Auswahl speichern.

Verwaltung durch Administratoren

Administratoren können Vertretungen für alle Teammitglieder einrichten oder ändern. Das ist hilfreich, wenn ein Mitarbeiter kurzfristig ausfällt und keine eigene Vertretung hinterlegt hat.

Administratoren führen diese Änderungen über das Benutzer-Panel in den Firmen-Einstellungen durch.

Benachrichtigungen und Dashboard

Wenn die Vertretung aktiv ist, ändern sich die Benachrichtigungen im System:

  • E-Mails: Die Vertretung erhält Kopien aller wichtigen E-Mails, wie @-Erwähnungen oder Freigabeanfragen. Tägliche Zusammenfassungen sind davon ausgeschlossen.
  • Dashboard: Auf dem Dashboard der Vertretung erscheint unter „Zu erledigende Aufgaben“ ein eigener Bereich: „Achtung Urlaubsvertretung: X Belege benötigen Freigabe“.

Delegierte Belege erscheinen nicht automatisch in der Standardliste „Zugewiesen an mich“. Sie müssen über den Hinweis auf dem Dashboard aufgerufen werden.

Berechtigungen prüfen

Damit die Vertretung reibungslos funktioniert, benötigt die Vertretung die richtigen Zugriffsrechte. Fehlt dieser Zugriff, erscheint eine Fehlermeldung.

Die Stellvertretung sieht nicht automatisch alles, was Sie sehen. Prüfen Sie vorab, ob die Person Zugriff auf die relevanten Reiter und Workflows hat, um den Datenaustausch zu gewährleisten.


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