Upload via E-Mail-Import

Hier erfahren Sie alles über den Upload via E-Mail und wie dieser Schritt für Schritt funktioniert.

Jedes in iDWELL Finance angelegte Portal besitzt eine individuelle E-Mail-Adresse für den Datenaustausch von Belegen. Sobald eine E-Mail an diese Adresse gesendet wird, extrahiert das System automatisch die enthaltenen Dateianhänge und stellt diese als neue Dokumente in der Inbox bereit.

E-Mail-Adresse für den Dokumentenimport finden

Jedes Portal in iDWELL Finance verfügt über eine eindeutige E-Mail-Adresse für den Datenaustausch. Um diese Adresse zu ermitteln und für Ihre Prozesse zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie oben rechts in der Navigationsleiste auf den Button Hochladen.
  2. Wählen Sie aus der Ansicht den Button E-Mail Import aus. Hier sehen Sie Ihre individuellen Import-Adressen. Belege, die Sie an diese Adressen senden, landen automatisch in der passenden Kategorie und warten in der Überprüfungsgruppe auf Ihren Check.
  3. Durch Klicken auf die gewünschte Adresse wird sie in die Zwischenablage kopiert.

Bitte schicken Sie eine E-Mail mit Rechnungen nicht an mehrere iDWELL Finance Portale gleichzeitig. Die Rechnung wird nur in einen der Portale importiert.

Die Adresse endet üblicherweise auf @idwell.ai. Diese Adresse ist fest mit Ihrem Portal verknüpft und dient ausschließlich dem Empfang von Dokumenten.


Unterstützte Dateiformate

Das System ist flexibel in der Verarbeitung verschiedener Formate. Folgende Dateitypen werden beim E-Mail Upload unterstützt:

PDF: .pdf (auch XRechnung, ZUGFeRD bzw PDF+XML Derivate), .tiff, .tif

Text & Office: .txt, .rtf, .doc, .docx, .odt

Tabellen: .xls, .xlsx, .ods

Web: .html, .htm

Die maximale Dateigröße bei E-Mail Import beträgt 50 MB.

Schritt-für-Schritt: Einrichtung der Weiterleitung

Um den Prozess vollständig zu automatisieren, empfiehlt es sich, eine permanente Weiterleitung bei Ihrem E-Mail-Provider (z. B. Outlook oder Gmail) einzurichten.

  1. Import-Adresse ermitteln: Navigieren Sie zu den E-Mail-Adressen Ihres Portals, um die spezifische E-Mail-Adresse für den Dokumentenimport zu kopieren.
  2. Filterregeln erstellen: Richten Sie in Ihrem geschäftlichen Postfach eine Regel ein, die E-Mails von bestimmten Absendern (Kreditoren) oder mit Betreffzeilen wie „Rechnung“ automatisch an die iDWELL Finance Adresse weiterleitet.
  3. Test-Zusendung: Senden Sie eine Test-E-Mail mit einem PDF-Anhang an die Adresse, um den erfolgreichen Datenaustausch zu verifizieren.


Tipps

  1. Teilen Sie die iDWELL Finance-Adresse mit Ihren Lieferanten, um Eingangsrechnungen direkt importieren zu lassen.
  2. Richten Sie sich in Ihrem Firmen E-Mail Account (mittels Regeln im Postfach) automatische Weiterleitungen an das Portal ein.
  3. Nutzen Sie bei Weiterleitungen die E-Mail Betreffzeile für das Setzen von:
    1. Tags → durch “#” weisen Sie einen Tag zu, der den Beleg in iDWELL Finance zusätzlich kategorisiert. Sie können hiermit auch neue Tags erzeugen, diese müssen nicht bereits existieren.
    2. Kostenstellen → Sie können mit dem $-Zeichen Kostenstellen zuweisen. Die Kostenstelle muss bereits existieren, und Sie müssen die Nummer der Kostenstelle (nicht den Namen) dafür verwenden. Bitte achten Sie, dass der Betrag für die Kostenstelle auf 0,00 gesetzt wird, und von Ihnen manuell bearbeitet werden kann.

Bsp.: Betreff: #Projekt1234 #Bewirtung #Spesen $1

WICHTIG:
Groß/Kleinschreibung sind wichtig, die Betreffzeile muss mit $ oder # beginnen.


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