Konfiguration von Workflow-Schritten
In den Einstellungen legen Sie die Struktur Ihrer Workflows fest. Hier definieren Sie die einzelnen Schritte, die ein Dokument während der Bearbeitung durchläuft.
Navigation zu den Workflows
Sie finden Ihre Workflows in den Portaleinstellungen. Klicken Sie dazu oben rechts auf Ihren Benutzernamen und wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen. Navigieren Sie anschließend in der linken Seitenleiste zum Reiter Workflows.
Definition der Workflow-Schritte
Der Workflow selbst legt die organisatorischen Schritte fest, in denen sich ein Dokument befinden kann. Er bildet das Gerüst ab. Typische Schritte sind:
- Formelle Prüfung: Die erste Sichtung des Dokuments.
- Sachliche Prüfung: Die Bestätigung der inhaltlichen Richtigkeit.
- Buchhalterische Prüfung: Kontierung der Rechnung
- Abgeschlossen: Die letzte Instanz vor dem Export.
Ein Workflow-Schritt definiert lediglich den Ort oder den Status, an dem sich ein Dokument aktuell befindet. Er steuert von sich aus noch keine automatischen Bewegungen.
Die Funktion Automatisch muss aktiviert sein, damit das hinterlegte Regelwerk greifen kann. Nur dann wandern Dokumente selbstständig von einem Schritt in den nächsten.
Ist ein Workflow nicht auf „automatisch“ gestellt, erfolgt die Bearbeitung rein manuell. In diesem Fall müssen Dokumente von den Benutzern händisch in den nächsten Status verschoben werden, da die Regeln im Hintergrund nicht ausgeführt werden.
Zusammenspiel von Workflows und Regeln
Für einen automatisierten Belegfluss ist die Kombination aus Workflow-Schritten und dem Regelwerk entscheidend:
- Workflows (Das „Wo“): Sie definieren die möglichen Stationen (Schritte) für Ihre Dokumente.
- Regeln (Das „Wann“ und „Warum“): Sie bilden die Logik im Hintergrund. Regeln bestimmen, unter welchen Bedingungen ein Dokument automatisch in den nächsten Workflow-Schritt verschoben wird oder eine bestimmte Aktion auslöst.