Rechnungsweiterleitung funktioniert nach Wechsel auf Microsoft 365 nicht mehr

Nach einem Wechsel auf Microsoft 365 blockiert eine Sicherheitseinstellung häufig die automatische Weiterleitung Ihrer Rechnungen an iDWELL Finance. So beheben Sie das Problem.

Warum passiert das?

Microsoft 365 blockiert seit einigen Jahren automatische Weiterleitungen an externe E-Mail-Adressen standardmäßig, um Datenabfluss und Phishing-Missbrauch zu verhindern. Wurde Ihr Postfach kürzlich von einem klassischen Exchange-Server auf Microsoft 365 migriert oder neu angelegt, greift diese Sicherheitsrichtlinie automatisch – auch dann, wenn Ihre Weiterleitung vorher jahrelang einwandfrei funktioniert hat.

Diese Einschränkung betrifft nicht nur iDWELL Finance, sondern grundsätzlich jede automatische Weiterleitung an eine externe Adresse außerhalb Ihrer eigenen Microsoft-365-Organisation.

Woran Sie das Problem erkennen

Häufig bemerken Sie das Problem daran, dass seit der Umstellung keine neuen Rechnungen mehr im iDWELL-Finance-Portal ankommen, obwohl die E-Mails beim Absender bzw. in Ihrem Postfach ganz normal eingehen. In manchen Fällen erhält der ursprüngliche Absender zusätzlich eine automatische Unzustellbarkeitsmeldung mit folgendem oder einem ähnlichen Fehlertext:

550 5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding. Please contact your administrator for further assistance.

Diese Fehlermeldung erscheint nicht immer sichtbar für Sie selbst, sondern häufig nur im Postausgang bzw. in den Mail-Flow-Protokollen Ihrer IT-Abteilung. Fehlende Rechnungen im Portal sind daher oft das einzige Anzeichen.

Lösung: Automatische Weiterleitung in Microsoft 365 erlauben

Die folgenden Schritte führt in der Regel Ihre IT-Abteilung bzw. Ihr Microsoft-365-Administrator durch.

  1. Outbound Spam Filter Policy prüfen Im Microsoft 365 Defender Portal (security.microsoft.com) unter E-Mail & Zusammenarbeit → Richtlinien & Regeln → Bedrohungsrichtlinien → Anti-Spam-Richtlinien die Outbound Spam Filter Policy öffnen. Prüfen Sie den Wert bei Automatic forwarding rules: Steht dieser auf Automatic – System controlled oder Off, wird die Weiterleitung blockiert. Stellen Sie ihn auf On – Forwarding is enabled.
  2. Betroffenes Postfach identifizieren Ermitteln Sie, welches Postfach die Weiterleitung an Ihre er+IhrKunde@idwell.ai-Adresse eingerichtet hat. Prüfen Sie im Exchange Admin Center unter Mail flow → Rules, ob eine serverseitige Weiterleitungsregel existiert, oder direkt im Postfach unter Outlook-Einstellungen → Mail → Forwarding, falls es sich um eine benutzerseitige Regel handelt.
  3. Gezielte Ausnahme statt globaler Freigabe (optional) Falls eine generelle Freigabe aller externen Weiterleitungen aus Sicherheitsgründen nicht gewünscht ist, kann stattdessen im Exchange Admin Center unter Mail flow → Rules eine gezielte Transport-Regel angelegt werden, die externes Forwarding ausschließlich an Ihre iDWELL-Finance-Adresse erlaubt.
  4. Testmail versenden Senden Sie nach der Anpassung eine Testrechnung über die bestehende Weiterleitung und prüfen Sie, ob diese im iDWELL-Finance-Portal ankommt.

Bitten Sie Ihre IT-Abteilung, nach der Fehlermeldung "550 5.7.520 Access denied ... does not allow external forwarding" zu suchen – dieser Wortlaut hilft, das Problem eindeutig dieser Ursache zuzuordnen.

Wenden Sie sich bei Fragen an uns

Falls die Weiterleitung nach der Anpassung weiterhin nicht funktioniert, kontaktieren Sie unseren Support. Senden Sie uns dabei nach Möglichkeit den direkten Link (URL) zu einem betroffenen Beleg sowie den Zeitpunkt der Microsoft-365-Umstellung mit.

Ändern Sie keine globalen Sicherheitsrichtlinien ohne Rücksprache mit Ihrer internen IT-Sicherheit – eine unüberlegte Freigabe aller externen Weiterleitungen kann ein Sicherheitsrisiko darstellen.

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