Zusammenarbeit
Dieser Bereich dient der Kommunikation und der Freigabe Ihrer Dokumente. Hier klären Sie Fragen direkt am Dokument und verfolgen jeden Bearbeitungsschritt lückenlos nach.
Genehmigungen und Workflows
Ist ein fester Arbeitsablauf (Workflow) aktiv, sehen Sie oben Buttons zur Steuerung:
- Genehmigen: Das Dokument rückt einen Schritt weiter im Prozess. (Nur aktiv, wenn Sie im aktuellen Workflow-Schritt zuständig sind)
- Ablehnen: Das Dokument wird abgelehnt und kann einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden. (Zur Ablehnung muss zwingend ein Grund angegeben werden)
- Genehmigung anfordern (z.B. falls ein Dokument außerhalb des Standard-Workflows geprüft werden muss)
- Workflow ändern (z.B. falls ein falscher Workflow zugewiesen wurde oder der Workflow ganz entfernt werden soll)
Falls kein Workflow hinterlegt ist, sehen Sie in diesem Bereich nur die Kommentarfunktion.
Kommentare
Nutzen Sie das Textfeld, um Infos direkt am Dokument zu speichern:
- Kommentieren: Schreiben Sie Hinweise für Kollegen oder die Buchhaltung.
- @-Erwähnungen: Tippen Sie ein @ und den Namen eines Kollegen. Die Person wird sofort via Mail benachrichtigt.
- Externe Partner: Auch Kommentare von Personen außerhalb Ihres Systems (z. B. Lieferanten) werden hier angezeigt, falls der Beleg mit ihnen geteilt wurde.
Bearbeitungshistorie
Die Bearbeitungshistorie zeigt alle Änderungen, Kommentare und automatischen Steuerungsschritte des Belegs an. Hier sehen Sie genau, durch welche Aktivitäten oder Regeln ein Dokument im aktuellen Schritt gelandet ist.
Über ein Dropdown-Menü filtern Sie die Anzeige nach den gewünschten Aktivitätstypen.
Die Historie ist revisionssicher. Alle Einträge und Kommentare bleiben dauerhaft am Dokument gespeichert und können nicht gelöscht werden.