Inbox (Dokumente prüfen und reorganisieren)

In der Inbox von iDWELL Finance haben Sie die Möglichkeit, Dokumente flexibel zu bearbeiten, bevor diese in den Workflow übernommen werden. Sie können mehrseitige PDF-Dateien trennen oder mehrere einzelne Dokumente zu einer Einheit zusammenfassen, um eine korrekte Belegverarbeitung sicherzustellen.

Grundprinzip der Dokumentenbearbeitung

Bevor ein Dokument den ersten Workflow-Schritt durchläuft, befindet es sich in der Inbox. In dieser Phase ist es entscheidend, dass die digitale Form des Belegs exakt dem physischen oder rechtlichen Original entspricht. iDWELL Finance bietet hierfür spezialisierte Funktionen zum Splitten und Zusammenführen.

Wenn Sie Dokumente direkt in iDWELL Finance hochladen (oder den Email-Import dafür nutzen), gelangen diese zunächst in die Inbox; eine Art “Posteingang”. Hier können Sie die Dokumente vor dem finalen Upload & der automatischen Auslese prüfen und bei Bedarf reorganisieren.

Die Inbox dient als erste Kontrollinstanz. Wenn sich neue Dokumente in der Inbox befinden, wird Ihnen dies durch eine rot hinterlegte Zahl neben dem Menüpunkt Dokumente im Hauptmenü angezeigt.

Wenn alle Dokumente korrekt sind & nicht bearbeitet werden müssen, können Sie die Überprüfung über den Fertig-Button ganz einfach abschließen und die Dokumente damit final importieren. Erst danach beginnt die automatische Auslese der Dokumentdaten.

Im Fall, dass Dokumente bearbeitet werden müssen, können in der Inbox folgende Änderungen durchgeführt werden:

Dokumentkategorie ändern

Durch Klicken auf das 3-Punkte-Icon öffnet sich ein Submenü. Dort können Sie die Kategorie des einzelnen Dokumentes abändern.

Änderungen zur Kategorie sind ebenfalls auf alle Dokumente der Überprüfungsgruppe anwendbar. Dazu klicken Sie auf das 3-Punkte-Icon neben "x Dokumente"

Belegoptionen

Auf jedem Dokument finden Sie die folgenden drei Icons:

Icons

Auge: Öffnet das Dokument in Großansicht
Büroklammer: Seiten des Dokumentes können als Anhang markiert werden. können Sie Seiten des Beleges als Anhang markieren. Das ist vor allem dann nützlich, wenn in einem Dokument beispielsweise zu einer Rechnung das ursprüngliche Angebot oder auch AGBs mitgeschickt wurden. Jene Seiten, die Sie als Anhang markieren, werden bei der Auslese ignoriert.

Es dürfen nie alle Seiten eines Dokuments als Anhang markiert werden. Dies führt zu einer Fehlermeldung beim Abschließen der Überprüfung.

Papierkorb: Das Dokument kann direkt gelöscht werden

Dokumente trennen (Splitten) / Zusammenführen

Per Drag & Drop

Wählen Sie die Dokumentseite, die Sie verschieben müssen und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Sie können die Seite in einer andere Spalte zu einem anderen Dokument ziehen oder auf die Seite mit dem "+"-Symbol ziehen, um ein neues Dokument zu erstellen

Tipp: Via Drap & Drop kann auch die Reihenfolge der Seiten eines Dokumentes angepasst werden

Per Pfeiltasten

Auf jedem Dokuement befinden sich links neben dem 3-Punkte-Icon zwei Pfeiltasten. Darüber können Sie das ganze Dokument (mit allen Seiten) mit dem Dokument rechts oder links verbinden.

Funktion der Pfeiltasten

Einzelne oder mehrere Seiten können Sie innerhalb einer Dokumentenspalte auf einer
ausgewählten Seite mit den jeweiligen Pfeiltasten verschieben.

Funktion von Pfeiltasten

Dokumente reorganisieren

Es kann vorkommen, dass Dokumente falsch aus der Inbox übernommen wurden. In diesem Fall, haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente erneut in die Inbox zur Reorgansiation zu schicken. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

Markieren Sie die betroffenen Dokumente, die Sie reorganisieren möchten.
Wählen sie in der Oberfläche das 3-Punkte-Icon aus und die Option Dokumente reorganisieren
Bestätigen Sie die Aktion
Dokumente können nun wieder nach den oben beschriebenen Möglichkeiten bearbeitet werden.

Übersicht der Verwendungszwecke in der Inbox

Funktion	Anwendungsfall	Ergebnis
Splitten	Eine PDF enthält mehrere verschiedene Rechnungen.	Mehrere neue Einzeldokumente in der Inbox.
Zusammen-führen	Eine Rechnung wurde in mehreren Dateien (z. B. Seite 1 und Seite 2 separat) hochgeladen.	Ein einziges, mehrseitiges PDF-Dokument.
Löschen	Ein Dokument wurde fälschlicherweise hochgeladen.	Das Dokument wird in den Papierkorb verschoben.